ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO) คืออะไร ? ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง | คมชัดลึก

ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO) คืออะไร ? ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

สั่งของไปแล้วได้ไม่ตรงสเปก ผู้ขายบอกไม่เคยตกลงราคานี้ ฝ่ายบัญชีหาไม่เจอว่าซื้ออะไรจากใคร ปัญหาเหล่านี้มีจุดเริ่มต้นเดียวกันคือไม่มี ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เป็นลายลักษณ์อักษร ใบสั่งซื้อ คือ เอกสารที่ผู้ซื้อออกให้ผู้ขายเพื่อยืนยันว่าจะซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ราคาเท่าไหร่ และส่งเมื่อไหร่ ก่อนที่ของจะถูกส่งและเงินจะถูกจ่าย เป็นเอกสารตั้งต้นของวงจรการซื้อที่ทำให้ทุกฝ่ายอ้างอิงข้อตกลงเดียวกันได้

 

บทความนี้เราเลยขอมาสรุปทุกเรื่องเกี่ยวกับใบสั่งซื้อที่เจ้าของธุรกิจและฝ่ายจัดซื้อต้องรู้ ตั้งแต่ใบสั่งซื้อคืออะไร ต้องมีอะไรบ้าง ตัวอย่างพร้อมตัวเลขคำนวณ ขั้นตอนออกใบสั่งซื้อในวงจรจัดซื้อ ความต่างจากใบขอซื้อ ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงข้อผิดพลาดที่ทำให้ใบสั่งซื้อกลายเป็นปัญหาแทนที่จะเป็นหลักฐาน

 

ใบสั่งซื้อ (PO) คืออะไร ?

ใบสั่งซื้อ หรือ ใบ PO (Purchase Order) คือ เอกสารที่ผู้ซื้อจัดทำและส่งให้ผู้ขาย เพื่อยืนยันความต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการ โดยระบุรายการ จำนวน ราคาต่อหน่วย ยอดรวม เงื่อนไขการชำระเงิน และกำหนดส่งมอบไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อผู้ขายได้รับและตอบรับใบสั่งซื้อแล้ว เอกสารนี้จะกลายเป็นข้อตกลงที่ทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตาม

 

จุดที่ต้องเข้าใจให้ชัดคือ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารฝั่งซื้อ ออกโดยผู้ซื้อ ต่างจากใบเสนอราคาที่ผู้ขายเป็นฝ่ายออก ในทางปฏิบัติ เมื่อผู้ซื้อเห็นด้วยกับใบเสนอราคาของผู้ขาย ก็จะออกใบสั่งซื้อตอบกลับไปเพื่อ "ล็อก" ราคาและเงื่อนไขนั้นไว้ ใบสั่งซื้อจึงเป็นจุดเริ่มต้นของวงจรการซื้อ และเป็นเอกสารอ้างอิงหลักที่ใช้ตรวจสอบในทุกขั้นถัดไป ทั้งตอนรับของและตอนจ่ายเงิน

ใบสั่งซื้อสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ ?

หลายธุรกิจมองว่าใบสั่งซื้อเป็นเพียงเอกสารเพิ่มงาน แต่ความจริงใบสั่งซื้อคือเครื่องมือควบคุมภายในที่ให้ประโยชน์ 5 ด้าน

 

• ควบคุมงบประมาณก่อนจ่ายจริง — ทุกรายการต้องผ่านการอนุมัติก่อนออกใบสั่งซื้อ เจ้าของธุรกิจจึงเห็นค่าใช้จ่ายที่กำลังจะเกิดล่วงหน้า ไม่ใช่มารู้ตอนบิลมาถึง

• เป็นหลักฐานเมื่อเกิดข้อพิพาท — ของไม่ตรงสเปก จำนวนไม่ครบ ราคาไม่ตรงที่คุย ดึงใบสั่งซื้อมาเทียบได้ทันที ไม่ต้องเถียงกันด้วยความจำ

• ใช้ทำ 3-Way Matching ก่อนจ่ายเงิน — ฝ่ายบัญชีเทียบใบสั่งซื้อ (สั่งอะไร) กับใบรับสินค้า (ได้อะไร) และใบแจ้งหนี้ (เรียกเก็บเท่าไหร่) ให้ตรงกันทั้งสามทางก่อนอนุมัติจ่าย ซึ่งเป็นด่านป้องกันการจ่ายซ้ำ จ่ายเกิน และการทุจริตที่ได้ผลที่สุด

• วางแผนจัดซื้อและสต็อกได้แม่นยำ — ย้อนดูประวัติการสั่งซื้อได้เป็นระบบ รู้ว่าซื้อจากใครบ่อย ราคาเปลี่ยนไปอย่างไร และสั่งล่วงหน้าได้ก่อนของหมด

• สร้างความน่าเชื่อถือกับคู่ค้า — ซัพพลายเออร์มั่นใจว่ามีคำสั่งซื้อจริง จัดเตรียมสินค้าได้ทันที และธุรกิจที่มีระบบจัดซื้อชัดเจนมักได้เครดิตเทอมที่ดีกว่า

ใบสั่งซื้อต้องมีอะไรบ้าง ? รู้จักองค์ประกอบ 6 อย่างที่ต้องมีในใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อที่สมบูรณ์ต้องมีข้อมูลครบพอให้ผู้ขายอ่านจบแล้วเตรียมสินค้าได้ทันที และฝ่ายบัญชีนำไปจับคู่กับใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องถามกลับ

 

• ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย — ชื่อบริษัท ที่อยู่ ช่องทางติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย

• เลขที่ใบสั่งซื้อและวันที่ — เลขที่ที่ไม่ซ้ำกันและรันต่อเนื่อง วันที่ออกเอกสาร และเอกสารอ้างอิง เช่น เลขที่ใบเสนอราคาที่ตอบรับ

• รายการสินค้าหรือบริการ — แยกทีละรายการ ระบุรหัสหรือชื่อสินค้า จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และส่วนลด (ถ้ามี) ไม่ควรรวมทุกอย่างเป็นยอดเดียว

• ยอดรวมและเงื่อนไขทางการเงิน — มูลค่าก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวมสุทธิ วิธีชำระเงิน เครดิตเทอม และผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง

• ข้อมูลการจัดส่ง — วันที่ต้องการรับสินค้า สถานที่จัดส่ง และเงื่อนไขการส่งมอบ

• การอนุมัติ — ชื่อและลายเซ็นผู้จัดทำและผู้อนุมัติฝั่งผู้ซื้อ พร้อมช่องให้ผู้ขายลงนามตอบรับ กฎหมายไม่ได้บังคับให้มีลายเซ็น แต่การลงนามทำให้เอกสารมีน้ำหนักมากขึ้นเมื่อเกิดข้อพิพาท

แจกตัวอย่างใบสั่งซื้อ พร้อมวิธีคำนวณยอด

 

เพื่อให้เห็นภาพ สมมติ บริษัท ตัวอย่างดี จำกัด สั่งซื้อกระดาษ A4 จากซัพพลายเออร์ประจำ รายการในใบสั่งซื้อจะเป็นดังนี้

รายการ	จำนวน	หน่วย	ราคาต่อหน่วย	ส่วนลด	มูลค่าก่อนภาษี
กระดาษ A4 80 แกรม (P-0001)	50	กล่อง	850 บาท	0	42,500 บาท

 

• มูลค่าก่อนภาษี: 42,500 บาท

• ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%: 2,975 บาท

• ยอดรวมทั้งสิ้น: 45,475 บาท

• เงื่อนไข: ชำระภายใน 30 วันหลังรับสินค้า จัดส่งที่คลังสินค้าสาขาหลัก ภายใน 7 วันนับจากวันที่ตอบรับ

 

ยอด 45,475 บาทนี้คือตัวเลขที่ฝ่ายบัญชีจะใช้เทียบกับใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขายส่งมาภายหลัง หากใบแจ้งหนี้มาเป็น 46,000 บาท แปลว่ามีบางอย่างไม่ตรง อาจเป็นค่าขนส่งที่ไม่ได้ตกลงไว้ หรือผู้ขายปรับราคา ซึ่งต้องเคลียร์ก่อนจ่าย

 

ใบสั่งซื้อในตัวอย่างนี้สร้างจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ซึ่งมีแบบฟอร์มใบสั่งซื้อมาตรฐานให้พร้อมใช้ โดยระบบจะดึงข้อมูลผู้ขายและสินค้าที่บันทึกไว้มาใส่ให้ คำนวณส่วนลด ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมอัตโนมัติ พร้อมออกเลขที่เอกสารรันต่อเนื่อง ธุรกิจที่ออกใบสั่งซื้อบ่อยจึงไม่ต้องสร้างแบบฟอร์มเองหรือคำนวณยอดใหม่ทุกครั้ง

 

ขั้นตอนออกใบสั่งซื้อ ในวงจรจัดซื้อมีขั้นตอนอย่างไร ?

ใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนหนึ่งในวงจรจัดซื้อตั้งแต่ "รู้ว่าต้องการ" จนถึง "จ่ายเงิน" ซึ่งมี 6 ขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเล็กหรือใหญ่ก็ใช้หลักเดียวกัน เพียงแต่ธุรกิจเล็กอาจรวบบางขั้นไว้ที่คนเดียว

 

• ระบุความต้องการ (PR) — แผนกที่ต้องการสินค้าแจ้งรายการ จำนวน และกำหนดใช้ ผ่านใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ซึ่งเป็นเอกสารภายในองค์กร

• ขอใบเสนอราคาและเปรียบเทียบ — ฝ่ายจัดซื้อขอใบเสนอราคาจากผู้ขาย (นิยมขอ 3 รายขึ้นไปสำหรับยอดสูง) เพื่อเทียบราคาและเงื่อนไข

• ขออนุมัติและออกใบสั่งซื้อ (PO) — เมื่อเลือกผู้ขายได้ ผู้มีอำนาจอนุมัติ แล้วฝ่ายจัดซื้อออกใบสั่งซื้อส่งให้ผู้ขาย

• ผู้ขายตอบรับ — ผู้ขายตรวจสอบรายละเอียดและยืนยันว่ารับออเดอร์ได้ ตั้งแต่จุดนี้ใบสั่งซื้อมีผลผูกพันทั้งสองฝ่าย

• ตรวจรับสินค้า (RI) — เมื่อของมาถึง เทียบกับใบสั่งซื้อว่ารายการ จำนวน และสภาพตรงกัน แล้วบันทึกรับสินค้าเข้าคลัง หากไม่ตรงสามารถปฏิเสธรับและส่งคืนได้

• จับคู่เอกสารและจ่ายเงิน — เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี ฝ่ายบัญชีทำ 3-Way Matching ระหว่างใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ เมื่อตรงกันจึงอนุมัติจ่ายและบันทึกบัญชี

 

เคล็ดลับ: หากจ่ายด้วยเช็คหรือโอนเป็นงวด ควรบันทึกสถานะ "จ่ายแล้ว" บนเอกสารหรือในระบบทันที เพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำซ้อน

ใบสั่งซื้อ ต่างจากใบขอซื้อ ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้อย่างไร ?

เอกสาร 4 ประเภทนี้อยู่ในวงจรเดียวกันแต่คนละจังหวะและคนละผู้ออก ซึ่งเป็นจุดที่ผู้ประกอบการมือใหม่สับสนมากที่สุด

	ใบขอซื้อ (PR)	ใบเสนอราคา (Quotation)	ใบสั่งซื้อ (PO)	ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ใครออก	พนักงาน/แผนกภายใน	ผู้ขาย	ผู้ซื้อ	ผู้ขาย
ส่งให้ใคร	ฝ่ายจัดซื้อ (ภายในองค์กร)	ผู้ซื้อ	ผู้ขาย	ผู้ซื้อ
ออกเมื่อ	เริ่มมีความต้องการ	ผู้ซื้อขอราคา	ตกลงซื้อแล้ว ก่อนรับของ	ส่งมอบของแล้ว
หน้าที่	ขออนุมัติภายใน	เสนอราคาและเงื่อนไข	ยืนยันคำสั่งซื้อ	เรียกเก็บเงิน
ผลผูกพัน	ไม่มี	ยังไม่ผูกพัน	ผูกพันเมื่อผู้ขายตอบรับ	ผูกพันให้ชำระ
ผลทางบัญชี	ไม่บันทึก	ไม่บันทึก	ยังไม่บันทึกค่าใช้จ่าย	บันทึกเจ้าหนี้การค้า

 

จำง่าย ๆ ว่า ใบขอซื้อคือ "ขอ" ใบเสนอราคาคือ "เสนอ" ใบสั่งซื้อคือ "สั่ง" และใบแจ้งหนี้คือ "เก็บเงิน" อ่านเพิ่มเติมเรื่องความต่างระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบวางบิลได้ในบทความที่เราสรุปไว้

 

ใบสั่งซื้อมีผลทางกฎหมายไหม ยกเลิกได้หรือไม่ ?

ใบสั่งซื้อที่ผู้ขายตอบรับแล้ว ไม่ว่าจะด้วยการลงนามยืนยัน ตอบกลับทางอีเมล หรือเริ่มจัดส่งสินค้าตามรายการ ถือว่าเกิดข้อตกลงซื้อขายที่มีผลผูกพันทั้งสองฝ่าย หากฝ่ายใดไม่ปฏิบัติตาม อีกฝ่ายใช้ใบสั่งซื้อเป็นหลักฐานเรียกร้องได้ อย่างไรก็ตาม ใบสั่งซื้อครอบคลุมเงื่อนไขน้อยกว่าสัญญาซื้อขายเต็มรูปแบบ การซื้อขายมูลค่าสูงหรือมีเงื่อนไขซับซ้อนจึงควรทำสัญญาควบคู่กัน

 

การยกเลิกใบสั่งซื้อ ทำได้หากผู้ขายยังไม่ตอบรับ หรือทั้งสองฝ่ายตกลงยกเลิกร่วมกัน สิ่งที่ควรทำคือตรวจสอบเงื่อนไขการยกเลิกในใบสั่งซื้อ (ค่าปรับ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า) แจ้งผู้ขายเป็นลายลักษณ์อักษร และอัปเดตสถานะเอกสารในระบบทันที เพื่อไม่ให้ใบสั่งซื้อที่ยกเลิกแล้วถูกนำไปจับคู่จ่ายเงินโดยผิดพลาด

 

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการออกใบสั่งซื้อ มีอะไรบ้าง ?

ใบสั่งซื้อที่ออกไม่ดีสร้างปัญหาได้มากกว่าไม่ออกเลย ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยในธุรกิจ SME ได้แก่

 

• ราคาไม่ตรงกับใบเสนอราคา — คีย์ผิดจาก 850 เป็น 805 บาท ผู้ขายตอบรับไปแล้วกลายเป็นข้อพิพาทว่าใครต้องรับผิดชอบส่วนต่าง

• ไม่ระบุวันและสถานที่ส่งมอบ — ใส่แค่ชื่อสินค้ากับราคา ของมาช้าหรือส่งผิดสาขาแล้วเถียงกันไม่จบ

• ไม่มีเลขที่หรือเลขซ้ำ — จับคู่กับใบแจ้งหนี้ไม่ได้ ค้นย้อนหลังไม่เจอ และเสี่ยงจ่ายซ้ำ

• ออกโดยไม่ผ่านการอนุมัติ — พนักงานออกเองแล้วค่อยแจ้ง งบประมาณบานปลายโดยเจ้าของไม่รู้ตัว

• สั่งซ้ำโดยไม่เช็กใบสั่งซื้อที่ค้างอยู่ — สินค้าเข้ามาเกินความต้องการ สต็อกบวม เงินจม

• ไม่อัปเดตสถานะหลังยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลง — ใบสั่งซื้อที่ยกเลิกไปแล้วยังค้างในระบบ ฝ่ายบัญชีนำไปจับคู่จ่ายเงินผิดใบ

• วิธีป้องกันที่ได้ผลที่สุดคือให้ระบบออกเลขที่อัตโนมัติ บังคับขั้นตอนอนุมัติ และเชื่อมใบสั่งซื้อกับการรับสินค้าและใบแจ้งหนี้ไว้ในที่เดียว

 

คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับใบสั่งซื้อ

Q : ใบสั่งซื้อ ภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร ?

A : Purchase Order ย่อว่า PO คำที่เกี่ยวข้องที่พบบ่อย ได้แก่ PO Number (เลขที่ใบสั่งซื้อ) Delivery Date (วันส่งมอบ) Payment Terms (เงื่อนไขการชำระเงิน) และ Purchase Requisition หรือ PR (ใบขอซื้อ)

 

Q : ใบสั่งซื้อกับใบขอซื้อ ต่างกันอย่างไร ?

A : ใบขอซื้อ (PR) เป็นเอกสารภายในที่พนักงานหรือแผนกใช้ขออนุมัติซื้อจากฝ่ายจัดซื้อ ส่วนใบสั่งซื้อ (PO) เป็นเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขายภายนอกหลังได้รับอนุมัติแล้ว

 

Q : ใบสั่งซื้อต้องมีลายเซ็นไหม ?

A : กฎหมายไม่ได้บังคับ แต่ควรมีลายเซ็นผู้อนุมัติฝั่งผู้ซื้อและช่องให้ผู้ขายลงนามตอบรับ เพราะช่วยยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายรับทราบเงื่อนไขเดียวกัน และเป็นหลักฐานที่มีน้ำหนักเมื่อเกิดข้อพิพาท

 

Q : ใบสั่งซื้อต้องเก็บไว้กี่ปี ?

A : ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ตามกฎหมายการบัญชีและข้อกำหนดของกรมสรรพากร เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีและรองรับการตรวจสอบย้อนหลัง

 

Q : ใบสั่งซื้อใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม ?

A : ไม่ได้ ใบสั่งซื้อเป็นเพียงเอกสารยืนยันคำสั่งซื้อ ไม่ใช่เอกสารทางภาษี การบันทึกค่าใช้จ่ายและใช้สิทธิภาษีซื้อต้องใช้ใบกำกับภาษีที่ผู้ขายออกให้หลังส่งมอบสินค้าเท่านั้น