8 ขั้นตอนการเตรียมตัวในการเดินทางติดต่อธุรกิจ | คมชัดลึก

                    หากท่านได้รับมอบหมายให้เดินทางไปต่างเมืองเพื่อติดต่อธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางติดต่อธุรกิจครั้งแรก หรือครั้งที่เท่าไหร่ก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องอย่าลืมว่าท่านได้รับความไว้วางใจให้เป็นตัวแทนของบริษัทนอกเหนือจากการทำงานปกติในแต่ละวัน โอกาสนี้จะทำให้ท่านเป็นเหมือนแรงขับเคลื่อนที่สำคัญขององค์กร หรืออาจเป็นจุดอ่อนของบริษัทก็ได้

                    ด้วยความที่ต้องรับผิดชอบอย่างมากในระหว่างเดินทางติดต่อธุรกิจ จึงไปไม่แปลกใจที่ผลจากงานวิจัยด้านธุรกิจของ Booking.com ชี้ให้เห็นว่าหนึ่งในสี่ของผู้บริหาร เกิดความเครียดในระหว่างการเดินทาง

                    ดังนั้น เพื่อช่วยลดความยุ่งยากในการเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจ Booking.com จึงได้แนะนำเทคนิคในการเตรียมตัวสู่ความสำเร็จ พร้อมกับข้อแนะนำจาก อาร์เดน ไคลส์ บรรณาธิการและประธานสถาบันฝึกอบรมด้านมารยาทสากล ไคลส์ เอ็ตทิเก็ตต์ และเอเลน สวอนน์ ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทสากล

 

มาดูกันว่าผู้เชี่ยวชาญแนะนำเราว่าอย่างไร

 

1. ก่อนการเดินทาง

                    ใช้เครื่องมือที่สะดวกเพื่อช่วยในการเดินทาง นั่นก็คือ Booking.com สำหรับธุรกิจ ในการวางแผนสำหรับการเดินทางและสำรองห้องพัก เพื่อลดความยุ่งยากมากมายที่อาจเกิดขึ้นได้

 

2. ค้นหาข้อมูลปลายทางของท่าน

                    ก่อนเดินทางติดต่อธุรกิจทุกครั้ง ควรตรวจสอบสภาพอากาศ ลักษณะการแต่งตัวของคนในภูมิภาคนั้นๆ ประวัติศาสตร์ความเป็นมาของเมืองที่ท่านจะเดินทางไป ตรวจสอบว่ามีข้อปฏิบัติเกี่ยวกับศาสนาหรือวัฒนธรรมหรือไม่ และมีวันหยุดยาวในช่วงที่ท่านไปหรือไม่

 

3. อะไรที่ต้องเตรียมไปด้วย

                    จัดเตรียมเสื้อผ้าที่ดูเรียบร้อย สามารถสวมใส่ได้หลายโอกาส และดูแลง่าย อย่าลืมนำเน็คไท ผ้าที่พับใส่กระเป๋าเสื้อสูท ผ้าพันคอ หรือเสื้อแจ็คเก็ตที่สวมใส่กับเสื้อผ้าได้หลายชุดติดตัวไปด้วย

 

4. ควรแต่งกายเช่นไร

                    แต่งตัวด้วยเสื้อผ้าที่เหมาะสำหรับการติดต่อธุรกิจ ทั้งแบบทางการและแบบไม่เป็นทางการ (business casual) ในขณะเดินทาง หลีกเลี่ยงชุดลำลองเช่นกางเกงวิ่งจ๊อกกิ้งหรือสวมยีนส์ เพราะหากกระเป๋าเดินทางสูญหายระหว่างการเดินทาง และท่านต้องเข้าร่วมประชุมหลังจากที่เดินทางถึง ท่านจะรู้สึกอุ่นใจหากท่านแต่งตัวเป็นที่ประทับใจ อย่าลืมว่าเมื่อท่านเดินทางติดต่อธุรกิจ ท่านได้ทำหน้าที่เป็นตัวแทนขององค์กรของท่าน ดังนั้นอย่าทำให้เสียชื่อล่ะ

 

5. เมื่อเดินทางถึงสนามบิน

                    เผื่อระยะเวลาก่อนเดินทางโดยควรถึงสนามบินก่อนล่วงหน้าอย่างน้อยสองชั่วโมง ซึ่งจะทำให้ท่านมีเวลาสำหรับการเช็คอิน ผ่านระบบรักษาความปลอดภัยของสนามบิน และถึงประตูทางออกขึ้นเครื่องโดยที่ไม่เร่งรีบ

 

6. ควรเดินทางเมื่อไหร่

                    หากท่านต้องใช้เวลาในการเดินทางมากกว่าสามชั่วโมงขึ้นไป ให้วางแผนการเดินทางไปยังจุดหมายหนึ่งวันก่อนการประชุมหรือนำเสนองาน ทั้งนี้เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากเที่ยวบินล่าช้า หรือเข้าร่วมประชุมกระชั้นชิดโดยไม่ได้เตรียมพร้อม อย่าลืมตรวจสอบระยะเวลาที่ต้องใช้ในการเดินทางจากสนามบินไปยังสถานที่ประชุม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจราจรติดขัดที่อาจเกิดขึ้นได้

 

7. เดินทางถึงสถานที่ประชุม

                    เดินทางถึงห้องประชุมในเวลาที่เหมาะสม ควรเช่ารถพร้อมคนขับสำหรับการเดินทาง โดยทิ้งสัมภาระไว้ในรถได้ สัมภาระน้อยชิ้นในการเดินทางติดต่อธุรกิจ แสดงถึงการจัดการที่ดีและความเป็นมืออาชีพที่คุณสื่อให้เห็นถึง แต่อย่าลืมเอกสารสำคัญในการเดินทางด้วยล่ะ

 

8. ท้ายสุด.....

                    เมื่อท่านเดินทางไปติดต่อธุรกิจต่างประเทศ อย่าลืมพกทัศนคติที่ดีติดตัวไปด้วย ไม่ควรวิพากษ์วิจารณ์ความแตกต่างที่ได้พบเห็น อาทิ ความแตกต่างในการสวมใส่เสื้อผ้า อาหาร วิธีการตัดสินใจ ความเชื่อทางศาสนาหรือด้านการเมือง