'นวัตกรรมห้องประชุม' | คมชัดลึก

 

          การออกแบบการประชุมให้มีการขับเคลื่อน ถือเป็นสาระสำคัญส่วนหนึ่งของการบริหารองค์กรที่มีศักยภาพ โดยเฉพาะระบบการจัดการการประชุมเพื่อการพัฒนาให้เป็นไปตามเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ โดยเฉพาะการประชุมอย่างมีนวัตกรรม โดยทุกวาระประชุมใช้องค์ประกอบตัวชี้วัดประกันคุณภาพ การประชุมที่กระชับเน้นการขับเคลื่อน แล้วใช้ไทม์ไลน์เข้าไปผนวกการประชุมโดยลงเวลาและผู้ปฏิบัติการไปด้วยเพื่อติดตามผล มีมาตรการให้ทุกโครงการและทุกหน่วยงานรายงานความคืบหน้าในที่ประชุมทุกเดือน เคารพมารยาทการประชุมและมิติการประชุมอย่างรัดกุมสุภาพและจริงใจ โดยมีการติดตามผลทุกเรื่อง เร่งรัดให้เสร็จตามเป้าหมาย มีการกำหนดการประชุมออกเป็นค่าน้ำหนัก แบ่งสัดส่วนการประชุมตามภารกิจที่เน้น และภารกิจรอง มีการมุ่งความสำคัญในการสร้างยุทธศาสตร์ใหม่ๆ ในการประชุม 

 

          แน่นอนครับ การกระทำสำคัญกว่าการประชุม แต่การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการกระทำที่มุ่งผลสัมฤทธิ์แห่งมืออาชีพ และการประชุมจะไม่ใช่การมานั่งบ่นวนไปวนมา หรือไม่ใช่แค่ตราประทับแจ้งให้ทราบเพียงอย่างเดียว แต่การประชุมอย่างมีนวัตกรรมจะต้องขับเคลื่อนทุกมิติตามระดับการประชุม เช่น ที่ประชุมการบริหารจะต้องประชุมในวาระที่เน้นหนักไปในด้านการจัดการที่ต้องมีศักยภาพ และผลักดันเรื่องความก้าวหน้าสร้างสรรค์สิ่งใหม่ การมองอนาคตและวิสัยทัศน์ การมองรอบทิศไปพร้อมกัน การมองทุกเรื่องแต่อยู่ที่การให้น้ำหนัก โดยบางเรื่องที่ไม่ใช่สาระสำคัญ จะให้ที่ประชุมรองลงมาทำหน้าที่แทน เพื่อกระชับการประชุม เรื่องไหนต้องใช้ดุลพินิจรอบคอบก็ต้องใช้เวลาและอาจนำวาระนี้แยกไปอีกวาระนอกรอบ เพื่อไม่ให้ปะปนกับโครงสร้างประชุมใหญ่ 

 

          การประชุมเป็นศิลปะ เป็นการออกแบบเพื่อประสิทธิภาพอย่างหนึ่ง ในฐานะที่ผมเป็นนักออกแบบผ่านการประชุมมาหลายพันครั้ง ได้เห็นการประชุมที่ล้มเหลว และการประชุมที่สำเร็จ การประชุมของคณะมัณฑนศิลป์ถือเป็นการประชุมที่มีการประชุมขับเคลื่อนมากที่สุดที่หนึ่ง และในโครงการต่างๆ โดยเฉพาะการออกแบบของผม ทุกโครงการเป็นการประชุมเพื่อสาระการทำงาน และเกิดงานที่มีคุณภาพ และตรงตามเป้าหมายมากที่สุด   

 

          อนึ่ง การรับประทานอาหารร่วมกันนอกรอบแบบสบายๆ ไม่มีฟอร์มเยอะ ไม่มีพิธีการมากนัก อาจยอดเยี่ยมกว่าการประชุมแบบเป็นทางการ ที่ไม่มีการจดบันทึกการประชุม เป็นการประชุมแบบเปิดใจ ประชุมนอกรอบ ประชุมจริงใจก็อาจเป็นการประชุมแบบหนึ่งที่มาผสานกับการประชุมแบบเป็นทางการ เพื่อให้ความสำเร็จลุล่วง ที่สำคัญการประชุมที่ไม่โกรธเคืองกันหลังประชุม ค่านิยมการประชุมที่มีการให้อภัย ขอโทษ และความรักคือการประชุมที่ดีที่สุดนั่นเอง

 

          นวัตกรรมการประชุมที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ การออกแบบห้องประชุมให้เหมาะสม และสามารถเป็นที่สร้างสรรค์นโยบายองค์กร ขับเคลื่อนโครงการต่างๆ ให้มีพลัง ผ่านประสิทธิภาพในการใช้งานของห้องประชุม โดยแนวทางออกแบบดังนี้ครับ

 

          1.การออกแบบผังและจัดวางเฟอร์นิเจอร์ตามการใช้งานด้วยประสิทธิภาพสูงสุด โดยรูปแบบการจัดวางจะต้องออกแบบประสานกับการใช้งานในลักษณะเฉพาะของสำนักงาน โดยอาจสามารถแบ่งห้องประชุมแตกต่างตามการใช้งาน เช่น ห้องประชุมของผู้บริหาร ห้องประชุมสำหรับลูกค้า ห้องประชุมสำหรับพนักงาน ห้องประชุมใหญ่ ห้องประชุมย่อย การออกแบบและการจัด หลักการคือการวางที่ให้มุมมองไม่บังตาสู่ประธานในการประชุม รูปแบบการจัดขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของการประชุม เช่นรูปตัว U รูปตัว O รูปตัว I หรือรูปตัว V ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของการประชุม และสามารถออกแบบให้เป็นไปตามรูปห้องได้ด้วย

 

          2.การออกแบบที่นำเทคโนโลยีมาใช้อย่างมีประสิทธิเพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุม การจดบันทึกการประชุม การเวิร์กช็อปเชิงปฏิบัติการ การติดต่อสื่อสารประชุมร่วมทั่วโลก การออกแบบห้องประชุมอัจฉริยะ เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วส่งเสริมธุรกิจให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยสิ่งเหล่านี้ต้องวางแผนล่วงหน้าครับ เพื่อติดตั้งระบบอย่างงดงามเอาไว้ก่อน งานระบบต่างๆ ในห้องควรคำนึงถึงการใช้สอยที่ดีด้วย เช่น ตำแหน่งหัวจ่ายเครื่องปรับอากาศไปควรให้ลมเย็นโดนศีรษะผู้เข้าประชุม การออกแบบแสงสว่างที่ปรับได้ตามความต้องการ ระบบการควบคุมม่านและแสงภายนอก ระบบไมโครโฟนและเสียง เป็นต้น

 

          3.การออกแบบที่สร้างบรรยากาศและแรงบันดาลใจ โดยมีสุนทรียภาพในการออกแบบ มีความโก้ หรู ทันสมัย สามารถสร้างพลังในการขับเคลื่อนนโยบาย ควรออกแบบให้ห้องประชุมมีอัตลักษณ์ เอกลักษณ์องค์กร โดยสามารถนำมาพัฒนาแบบให้กลมกล่อม บางห้องประชุมที่ออกแบบได้ดีนั้น จะต้องสร้างอัตลักษณ์จนทำให้ผู้มาเยือนผู้เข้าร่วมประชุมมีความประทับใจ บางโครงการสามารถปิดการขายได้ง่าย เพราะความน่าเชื่อถือ เชื่อมั่นองค์กร โดยการนำเสนอไม่ติดขัด มีประสิทธิภาพสูงสุด

 

          ท่านผู้อ่านสามารถนำแนวคิดเหล่านี้ไปพัฒนาสู่การออกแบบสำนักงานที่มีคุณภาพเพื่อความรุ่งเรืองขององค์กรของคุณอย่างยั่งยืน ติดตามได้ในรายการอยู่สบาย ทางเนชั่นทีวี ทุกวันเสาร์ 09.30-10.30 น. หรือซักถามข้อมูลรายละเอียดได้ที่ 0-2984-0091-2 และ www.ideal1company.com

 

.......................................

(หมายเหตุ 'นวัตกรรมห้องประชุม' : คอลัมน์ แต่งร้านให้ได้ล้าน โดย... ผศ.เอกพงษ์ ตรีตรง)