พลิกวิกฤติด้วยการออกแบบสำนักงานแนวใหม่
อาคารที่มีผลต่อธุรกิจการค้า และการประกอบการที่สำคัญอย่างหนึ่ง เป็นอาคารที่ควรได้รับการออกแบบที่ดีครบถ้วนทุกองค์ประกอบ ทั้งสถาปัตยกรรมและการออกแบบภายใน ตลอดจนภาพลักษณ์องค์กรที่ต้องได้รับการออกแบบควบคู่ไปด้วย
เพื่อความเป็นเอกภาพขององค์กร เพราะจะมีผลต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของบุคลากรของแต่ละองค์กร โดยการออกแบบจะต้องคำนึงถึงเอกลักษณ์และธรรมชาติขององค์กรมากที่สุดด้วยความเข้าใจพฤติกรรมของบุคลากรทุกฝ่าย ทุกตำแหน่งหน้าที่ตั้งแต่พื้นฐานการใช้งาน กิริยาบทที่เป็นลักษณะเฉพาะองค์กร ไปจนถึงลักษณะพิเศษที่นักออกแบบจะต้องสร้างสรรค์ให้เกิดประโยชน์มากกว่าการใช้สอยธรรมดา
นั่นจึงเป็นเหตุให้การออกแบบในปัจจุบันต้องมีแนวทางใหม่ๆ เพื่อทำให้องค์กรมีลักษณะโดดเด่นเฉพาะ พนักงานเกิดความรู้สึกภูมิใจในองค์กรให้ความน่าเชื่อถือทั้งจากลูกค้าและพนักงานด้วยกันเอง พนักงานเกิดความกระตือรือร้นในการทำงาน เป็นส่วนหนึ่งในการเสริมสร้างแบรนด์ขององค์กร ไปจนถึงความพิเศษที่แสดงถึงวิสัยทัศน์ขององค์กรด้วยการออกแบบที่คำนึงถึงจิตวิทยาสภาพแวดล้อมมากที่สุด แนวทางการออกแบบสำนักงานแนวใหม่มีข้อคำนึงสำคัญๆ ดังนี้ครับ
1. การค้นคว้าข้อมูลพื้นฐานก่อนการออกแบบ ประกอบด้วยแนวทางคือ
1.1 ศึกษารูปแบบการทำงานเฉพาะขององค์กร การประสานสัมพันธ์ติดต่อระหว่างบุคคลต่างๆ ในสำนักงานแต่ละแผนกทั้งพนักงาน ผู้บริหาร ตลอดจนลูกค้าผู้มาติดต่ออย่างละเอียดครบถ้วนเพื่อนำมากำหนดเป็นพื้นที่ใช้สอยทั้งพื้นที่ส่วนตัวของบุคลากร ตลอดจนพื้นที่รวมขององค์กร การแบ่งสรรพื้นที่ การลำดับความสำคัญในการวางผังจำนวนตารางเมตรของแต่ละพื้นที่
1.2 ศึกษาลักษณะเฉพาะของธุรกิจ รูปแบบทางการค้าขายทั้งระดับปรกติ จนถึงระดับพิเศษที่มีแบบฉบับเฉพาะตัวประเภทของสินค้าผลิตภัณฑ์ขององค์กร หรือลักษณะการให้บริการ
2. กำหนดแนวความคิดและไอเดียสร้างสรรค์เฉพาะตัว
2.1 กำหนดความเป็นเอกภาพของแนวความคิดทั้งองค์กร โดยมีการเชื่อมสัมพันธ์ของการออกแบบไปทุกส่วน ตั้งแต่กราฟฟิคดีไซน์ โลโก้ นามบัตร หัวจดหมาย เอกสารขององค์กร ทั้งหมดไปจนถึงเสื้อผ้าเครื่องแต่งกายของบุคลากรทั้งหมด ซึ่งการออกแบบจะต้องสะท้อนแบรนด์, ลักษณะเด่นขององค์กรออกมา เช่น รูปแบบการให้บริการ, รูปแบบการจัดการองค์กร การบริหารจัดการ โดยถ่ายทอดออกมาเป็นนามธรรม แล้วพัฒนาออกมาเป็นรูปธรรมต่อไป คือ จากแนวความคิดเป็นรูปแบบเฉพาะนั่นเอง
2.2 กำหนดสัญลักษณ์ เริ่มตั้งแต่สัญลักษณ์ 2 มิติ สู่สัญลักษณ์ 3 มิติ เป็นการตีความจากตัวตนขององค์กร แล้วสร้างสรรค์ออกมาเป็นรูปแบบที่จับต้องได้ ทั้งรูปร่าง รูปทรง พื้นที่ว่าง การจัดผังเฉพาะตามแนวความคิดหลักและการใช้สอย
2.3 มีที่มาที่ไป มีเหตุมีผล สามารถอธิบายได้
3. การจัดผังสำนักงาน
หลังจากได้ข้อมูลทางด้านบุคลากร, การบริหารจัดการ, ตำแหน่งหน้าที่ ลักษณะการใช้งานอย่างครบถ้วนแล้วสามารถนำมาจัดพื้นที่ใช้สอยได้อย่างลงตัว โดยลำดับการใช้งานลำดับตำแหน่งหน้าที่การประสานระหว่างบุคลากรและการทำงานแต่ละแผนก เริ่มต้นด้วยโซนใหญ่ๆ หลังจากนั้นจึงย่อส่วนลงมาในโซนเล็กลงสู่พื้นที่ส่วนตัวของทุกตำแหน่งบุคลากร ข้อคำนึงในการวางผังสำนักงานมีดังนี้ครับ
3.1 คำนึงถึงวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งแต่ละทุกชนชาติจะไม่เหมือนกันไปจนถึงวัฒนธรรมเฉพาะขององค์กร ซึ่งการวางผังต้องคำนึงถึงมากเพื่อให้การใช้งานมีประสิทธิภาพสูงสุด
3.2 คำนึงถึงสไตล์ในการทำงาน โดยเริ่มจากองค์รวมของสำนักงานไปจนถึงหน่วยย่อยที่เป็นพื้นที่ทำงานส่วนตัว โดยยึดหลักเพื่อส่วนรวมมากกว่าส่วนตน โดยเฉพาะการจัดแบ่งพื้นที่ตามยศหรือตำแหน่งในองค์กร จึงควรมีการระดมสมองร่วมกันทั้งฝ่ายบุคคลอย่างเป็นเอกภาพ โดยยึดหลักเสียสละมากกว่าการยึดพื้นที่ ซึ่งทำยากสำหรับองค์กรของไทย
3.3 มุมมอง, ทัศนียภาพและความเชื่อ ถ้าสามารถนำการออกแบบมาใช้ให้ประสบความสำเร็จสูงสุด การวางผังจึงต้องคำนึงถึงในข้อนี้เป็นพิเศษเพื่อให้ทุกตำแหน่งไม่มีมุมตาย โดยนำวิธีการจัดวาง การกั้นผนังให้เกิดมุมมองใหม่ ในกรณีไม่สามารถให้ทุกมุมได้เห็นวิวทางธรรมชาติได้ โดยใช้วิธีจัดมุมมองทดแทน อีกเรื่องที่สำคัญคือ ความเชื่อ ทั้งของส่วนบุคคลและระดับองค์กร โดยเฉพาะเรื่องฮวงจุ้ย ซึ่งควรใช้หลักเหตุและผล หลักบุคลิกภาพและพฤติกรรมเป็นตัวนำมากกว่าความงมงาย
4. การสร้างบรรยากาศ
4.1 ให้เกิดบรรยากาศกระตือรือร้น แอคทีฟ ด้วยการใช้สีที่สดใสแต่ไม่ต้องถึงขนาดที่สีตัดกันรุนแรงให้มีความสุขุม มั่นคง เกิดความเชื่อมั่นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบาย, จุดเด่นขององค์กรด้วยครับ จะเป็นสีอะไรก็ได้แต่ต้องเป็นสีที่เป็นเนื้อคู่กันจริงๆ ตรงนี้ต้องปรึกษามัณฑนากรครับ
4.2 การใช้แสงอย่างเหมาะสม ไม่ควรสลัวๆ มืดจนเกินไป แต่ควรรู้จักเน้นในบางจุด และเกลี่ยแสงให้เท่าๆ กันในบริเวณทำงาน โดยอาจจะมีแสงจากบริเวณโต๊ะด้วยโคมไฟตั้งโต๊ะหรือติดตั้งกับชุดโต๊ะทำงาน ที่สำคัญควรจะต้องออกแบบให้สามารถ ใช้แสงธรรมชาติให้มากที่สุด
4.3 รูปแบบ จะต้องขึ้นอยู่กับบุคลิก, นโยบายองค์กร
5. การบริหารการใช้พลังงาน
ระบบการออกแบบที่ดีสำหรับสำนักงานแนวใหม่ควรคำนึงถึงการรู้จักใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การวางระบบปรับอากาศ การวางระบบไฟฟ้า การคำนวณรีเสิร์ทการใช้งานในแต่ละพื้นที่ ซึ่งควรแยกระบบไฟ, ปรับอากาศตามการใช้งาน ซึ่งไม่ควรเปิดทิ้งไว้ไม่ได้ใช้งาน อาจจะออกแบบผนังบานเลื่อน ออกแบบวางโซนของการติดตั้งเครื่องปรับอากาศตามการใช้งาน ตามช่วงเวลาที่ทำงานทั้งพร้อมกันและไม่พร้อมกัน ไปจนถึงการรวมกันในการใช้งาน เช่น ชุดอินเตอร์เน็ตส่วนรวม ระบบการทำงานแบบรวมศูนย์มากกว่าแยก, รวบแผนกไว้ด้วยกันบางแผนก ลดทอนจำนวนคนที่กระจัดกระจาย รวมการบริหารให้องค์กรไม่กว้างจนควบคุมดูแลยาก เพื่อให้การบริหารมีระบบโดยไม่อุ้ยอ้าย
องค์กรในอนาคตเน้นความคล่องตัวไม่เทอะทะ พนักงานมีศักยภาพ ทำงานได้มากว่าที่ได้เรียนมาเพียงสาขาเดียวสามารถปรับขยายศักยภาพได้ ดังนั้นระบบสำนักงานต้องมีการปรับเปลี่ยนขนานใหญ่ในช่วงวิกฤติเศรษฐกิจนี้นะครับ ผู้นำองค์กรท่านใดสนใจขอคำปรึกษาการออกแบบสำนักงาน การวางระบบ ไอเดีย การออกแบบแนวใหม่จากทีมงาน “แต่งร้านให้ได้ล้าน” สามารถโทรศัพท์ได้ที่ 0-2984-0091-2
อ. เอกพงษ์ ตรีตรง